Ontslag wegens fraude: hoe pak je dit aan

Fraude op de werkvloer is een ernstig vergrijp dat verstrekkende gevolgen kan hebben voor een organisatie. Als werkgever is het cruciaal om adequaat en juridisch correct op te treden wanneer je geconfronteerd wordt met frauduleuze handelingen van een werknemer. Wij bespreken de juridische stappen die je moet nemen in het geval je een medeweker vanwege fraude wilt ontslaan, hoe je bewijs verzamelt en hoe je de positie van je medewerker respecteert.

Heb je te maken met een medewerker die mogelijk heeft gefraudeerd? Neem contact op met de ervaren juristen van het Juridisch Centrum. We zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur. Bel 085 - 048 7019 (lokaal tarief) voor een gratis eerste advies.

Wat is fraude?

Fraude op de werkvloer is een vorm van bedrog waarbij een werknemer opzettelijk informatie vervalst of verborgen houdt om zichzelf of anderen onrechtmatig te bevoordelen. Fraude heeft verschillende verschijningsvormen, zoals de verduistering van bedrijfsmiddelen, het vervalsen van documenten, of het manipuleren van financiële gegevens. Fraude schaadt niet alleen de financiële gezondheid van de onderneming, maar ook het vertrouwen binnen de organisatie.

Stappen in geval van (een voornemen tot) ontslag vanwege fraude

1. Verzamelen van bewijs

Het verzamelen van bewijs is een cruciale eerste stap in geval van een verdenking van fraude. Zonder overtuigend bewijs kan het moeilijk zijn om het ontslag juridisch te rechtvaardigen. Zorg ervoor dat je de volgende stappen zorgvuldig volgt:

• Documenteer onregelmatigheden: houd nauwkeurig bij welke onregelmatigheden je hebt ontdekt, inclusief data, tijden en betrokken personen.
• Documentatie verzamelen: verzamel alle relevante documenten, e-mails, logbestanden, en andere vormen van bewijs die de fraude kunnen ondersteunen.
• Getuigenverklaringen: indien mogelijk, neem getuigenverklaringen af van collega's die de frauduleuze handelingen hebben waargenomen of er (in)direct mee te maken hebben gehad.
• Externe experts: overweeg het inschakelen van externe experts zoals forensische accountants of onderzoeksbureaus om een grondig en onafhankelijk intern onderzoek uit te voeren.

2. Gesprek met de werknemer

Nadat het bewijs is verzameld en het interne onderzoek is afgerond, is het tijd om de betrokken werknemer te confronteren met het bewijs en de onderzoekresultaten.

Voorbereiding: bereid het gesprek goed voor door de verzamelde bewijzen en onderzoeksresultaten in handbereik te hebben.

Formele uitnodiging: nodig de werknemer formeel uit voor een gesprek, waarbij je duidelijk aangeeft dat het gaat om ernstige vermoedens jegens zijn persoon.

Confrontatie: maak aan de werknemer de vermoedens kenbaar en leg het verzamelde bewijs en de onderzoeksresultaten aan hem voor. Geef de betrokken werknemer vervolgens de gelegenheid om te reageren. Noteer de opmerkingen van de werknemer zorgvuldig.

3. Juridisch advies

Voordat je overgaat tot ontslag, is het verstandig om juridisch advies in te winnen. Het is van belang dat de juiste procedure(s) worden gevolgd om te voorkomen dat de betrokken werknemer met succes zijn ontslag zal aanvechten. Vragen die beantwoord zullen worden, zijn: Is een ontslag op staande voet passend? Of is een ontbindingsprocedure de aangewezen weg? Of is (toch) het geven van een officiële waarschuwing passend? Laat je in ieder geval tijdig informeren.

5. Ontslag(procedure)

In het geval gekozen wordt voor een ontslag op staande voet, is het van wezenlijk belang dat het ontslag onverwijld wordt gegeven. Zorg ervoor dat de brief, waarin het ontslag op staande voet ontslag wordt bevestigd, juridisch correct is geformuleerd: alle vermelde redenen moet op zichzelf het ontslag op staande voet kunnen ‘dragen’. Wijs de werknemer ook op de (arbeidsrechtelijke) gevolgen van het ontslag op staande voet.

Wanneer gekozen wordt voor het starten van een ontbindingsprocedure ligt het voor de hand om de betrokken werknemer op non-actief te stellen, tot het moment dat de rechter heeft geoordeeld.

 Positie van de werknemer

Al bestaan er bij een medewerker ernstige vermoedens van fraude, geef je als werkgever - ook dan - rekenschap van het volgende.

• Transparantie: wees transparant over de redenen voor het ontslag en het verzamelde bewijs.
• Verweer: de werknemer heeft het recht om zich te verweren tegen hetgeen waarvan hij beschuldigd wordt. Noteer het verweer van de medewerker zorgvuldig.
• Juridische bijstand: de werknemer heeft recht op juridische bijstand. Zorg ervoor dat je de medewerker hierover informeert.

Neem contact op voor juridisch advies

Heb je mogelijk te maken met fraude binnen je organisatie en heb je juridisch advies nodig? Neem contact op met de ervaren juristen van het Juridisch Centrum. We zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 18.00 uur. Bel 085 - 048 7019 (lokaal tarief) voor een gratis eerste advies.